Los GMAO son softwares de gestión del mantenimiento asistidos por ordenador, que deben de permitir controlarlo en su globalidad sin convertirse en una carga administrativa innecesaria.
Existen muchos niveles de control de la gestión dentro de los diferentes GMAO, desde los que buscan poder abarcar la totalidad de las casuísticas hasta aquellos que son simples softwares de control de incidencias que ni siquiera pueden gestionar el mantenimiento preventivo.
Por este motivo a la hora de adquirir un GMAO es importante asegurarse que éste vaya a cumplir no sólo las necesidades actuales, sino también las futuras, pero evitando que su complejidad se convierta en un impedimento para su uso.
En relación con este último punto, cabe especificar que es de gran relevancia que el GMAO permita la carga fácil de datos iniciales así como la posterior modificación de éstos a nivel de usuario sin tener que depender de la empresa suministradora durante toda su explotación. Otra característica indispensable es que el programa disponga de una interfaz agradable e intuitiva, además de personalizable para cada usuario, ya que éstos pueden tener perfiles muy diferentes (operarios, solicitantes, gestores de mantenimiento, etc.).
Otro punto importante a la hora de poner en servicio un GMAO para la gestión de la explotación de unas instalaciones es de quién debe ser propiedad. Y es que, dentro de la explotación de las infraestructuras conviven principalmente dos grandes entidades diferenciadas, la propiedad o gestora de la explotación del edificio y la mantenedora que proporcionará el servicio. Esta convivencia hace que los GMAO deban poder dar servicio a ambas de manera simultánea y a la vez provoca el dilema de quién debe ser dueño de la herramienta.
GMAO: Servicio a la propiedad
La finalidad básica de que una propiedad disponga de un GMAO propio es que le permita tener toda la información relativa a sus instalaciones, protocolos de actuación, contratos… sin la necesidad de depender de terceros.
Este punto le permite también el disponer con seguridad de toda la información relativa al mantenimiento en formato digital, lo que ahorra la necesidad de tener que amontonar papeles, con todos los inconvenientes que esto comporta. También facilita en gran medida poder superar satisfactoriamente las posibles auditorias de calidad de las instituciones o empresas, ya que toda la información quedará registrada de forma fácilmente accesible a la vez que se evita la pérdida de documentación.
Otra ventaja básica con la que cuenta una herramienta de gestión propia es un control exhaustivo de los trabajos de mantenimiento contratados, con la seguridad que los datos no están distorsionados ya que estos pertenecerán y estarán gestionados por la propiedad.
Este control será debido en el caso del mantenimiento preventivo a que será la propiedad la que mediante su GMAO especificará todos aquellos trabajos de preventivo que han sido contratados y será mediante el cierre de estas órdenes, preferiblemente por la mantenedora, con lo que se llevará un control del cumplimiento de los servicios.
Mientras que en el caso de los trabajos de correctivo permitirá un registro de todas las incidencias detectadas y notificadas por la propiedad así como un posterior control de los tiempos y recursos asociados a la realización de los trabajos.
El hecho de disponer de la información relativa a los trabajos de preventivo y correctivo a tiempo real, además de permitir tener un control sobre los trabajos realizados por la mantenedora, permitirá a la propiedad incorporar en sus contratos un sistema de indicadores, bonus/malus, que controlados por su GMAO condicionen la parte económica del contrato al nivel de servicio técnico.
Por estos motivos es aconsejable que aquellas propiedades que dispongan de un patrimonio a gestionar de relevancia o crítico dispongan de un GMAO propio que les permita hacer un control exhaustivo de éste.
GMAO: Servicio a la mantenedora
Por otro lado la gran mayoría de las mantenedoras tienen un GMAO corporativo como herramienta de gestión básica. Disponer de ella les permite gestionar sus recursos así como optimizar las cargas de trabajo de ellos según los contratos de mantenimiento que tengan vigentes.
Para una mantenedora los puntos a controlar y las utilidades a explotar de un GMAO son mucho más extensas que en el caso de una propiedad. Y es que además de aquella información de interés en el caso de las propiedades donde los puntos críticos se basan en la definición del proyecto y el control del estado de situación en el cual se encuentra el contrato, la mantenedora tiene un interés adicional en la gestión del día a día.
Dentro de esta gestión diaria es donde se encuentra el gran volumen de su trabajo, en el cual se encuentran involucrados principalmente los operarios de mantenimiento que realizan los trabajos y el personal de administración que se encarga de gestionar toda la documentación que se genera alrededor de cada uno de los trabajos.
Aún no hace mucho, la gestión de todos los partes de trabajo se hacían en papel por parte de los operarios y posteriormente era el departamento administrativo el que se encargaba de incorporarlos en el programa. Todo y que aún quedan mantenedoras que se gestionan de esta forma, la gran mayoría han empezado a utilizar herramientas de movilidad vinculadas a su GMAO.
Estas herramientas permiten que el operario introduzca directamente toda la información de los trabajos desde su tablet o Smartphone, liberando así de trabajo posterior al departamento de administración. Otra gran funcionalidad que presentan es la posibilidad de que el operario disponga de un recopilatorio de toda la información del activo sobre el que recae la incidencia o correctivo. Esto permite que éste tenga en la palma de su mano todos los datos técnicos necesarios como el histórico de averías, características técnicas, etc, evitando así desplazamientos o llamadas innecesarias para buscar esta información.
Otra característica que presentan algunos GMAO de gran interés para las mantenedoras es la posibilidad de geoposicionar los activos de sus diferentes clientes, así como los trabajos pendientes y la ubicación de sus operarios. Así, desde la central se pueden gestionar los recursos personales disponibles para asignarles aquellos trabajos que les sean más cercanos, optimizar el tiempo de rutas o llevar a cabo el control presencial en los diferentes centros o rondas de mantenimento.
Por todas estas funcionalidades, la mantenedora querrá recoger dentro de su GMAO todos los datos relativos al mantenimiento de sus clientes aunque éstos dispongan de un GMAO propio. Por este motivo y puesto que el introducir los datos en otro software les puede suponer una duplicidad además de que saben que sus trabajos estarán más fiscalizados, algunas mantenedoras pueden querer sustituir con su herramienta de gestión la de sus clientes.
Llegados a este caso será decisión exclusiva de la Propiedad decidir si la infraestructura que requiere tener la herramienta en propiedad (servidor, servicio informático, personal gestor…) es compensada con las ventajas que le ofrece externalizarla y deberá valorar si podrá lograr todos los objetivos esperados del GMAO con el programa propio de la mantenedora.
GMAO o software de Facilities Managment
En el mercado existen muchos formatos diversos a la hora de la contratación del mantenimiento. Desde la contratación segregada del mantenimento de las instalaciones e incluso de equipos individuales, hasta la contratación global de servicios para la gestión de las instalaciones donde el mantenimiento íntegro es sólo uno más.
Este último formato, cada vez más extendido, conjuntamente con la filosofía de tener herramientas informáticas más globales que sirvan para la gestión múltiple y no específica hace que diferentes herramientas GMAO estén derivando a softwares de gestión de Facilities.
Son herramientas que se adaptan a la perfección tanto a propiedades que podrán centralizar la gestión de todos sus servicios como a empresas suministradoras de varios de estos.
La ventaja de que sean GMAOs los que están evolucionando hacia esta otra tipología de software respecto a los ya existentes, es su vertiente técnica, dotando a la herramienta de una gran potencia de control, gestión, pero sobre todo a la hora de poder obtener indicadores de nivel de servicio (SLAs y KPIs) entre otros datos relevantes para la redacción de resúmenes ejecutivos.
Los principales servicios hacia los que muchos GMAO están decidiendo ampliarse son aquellos con los que convive el mantenimiento en la edificación: Limpieza, Seguridad, Informática, Jardinería…
Perspectivas de futuro
En la actualidad todos los softwares están en continua evolución incorporando nuevas características, y los GMAO no son la excepción. A parte de la corriente cada vez más extendida de que estos se incorporen dentro de herramientas de gestión global de los servicios, los GMAO están en proceso de actualización para utilizar todas las nuevas funcionalidades informáticas disponibles.
Y es en este punto, una vez desarrolladas e incorporadas con gran tacto las características mencionadas además de otras, en el que Test JG nos encontramos con el desarrollo de MantTest.net. Actualmente además de pequeños desarrollos puntuales de la versión estándar estamos inmersos en una línea de desarrollo muy atrevida y novedosa, la integración de MantTest.net con tecnologías BIM.
Y es que el BIM, Modelado de la Información de la Construcción por sus siglas en Inglés, es más que una herramienta de modelado en 3D ya que la información que este contiene sobre la edificación va mucho más allá que exclusivamente a la geometría de estas. Esta nueva herramienta se está implantando en todas las fases de vida de un edificio, empezando en su diseño y actualizándolo durante la construcción para que posteriormente exista un modelo fidedigno en la explotación del edificio.
Y es dentro de esta tercera fase donde nace esta línea de desarrollo de MantTest.net, que permitiría integrándose con el modelo BIM, específicamente REVIT, disponer dentro de una recreación 3D del edificio de toda la gestión de mantenimiento.
Albert Garcia Garcia
Técnico del área de Ingeniería de Mantenimiento de TEST JG